Politica de Privacidad

1. Introduccion

Klogi Technologies, Inc. ("Klogi", "nosotros", "nuestro") se compromete a proteger la privacidad de las personas que usan nuestra plataforma de gestion de asistencia y nomina (el "Servicio"). Esta Politica de Privacidad describe que informacion recopilamos, como la usamos y que derechos tiene usted sobre ella.

Esta Politica aplica a todos los usuarios del Servicio, incluyendo a los representantes de empresas que contratan Klogi ("Clientes") y a los empleados cuyos datos son procesados a traves del Servicio ("Empleados"). Cumplimos con la Ley 172-13 de Proteccion de Datos Personales de Republica Dominicana, el Reglamento General de Proteccion de Datos (GDPR) de la Union Europea y las normativas equivalentes de los paises en que operamos.

2. Datos que recopilamos

2.1 Datos de la empresa (Cliente)

• Nombre, RNC o identificacion fiscal y datos de contacto de la empresa.
• Informacion de facturacion (procesada por Stripe; no almacenamos numeros de tarjeta).
• Configuraciones de cuenta, sucursales y horarios.
• Registros de acceso y actividad administrativa.

2.2 Datos de empleados

• Nombre completo, cedula o numero de identificacion y datos de contacto.
• Numero de telefono WhatsApp para la comunicacion del Servicio.
• Registros de asistencia: hora, fecha, ubicacion GPS y metodo de marcacion.
• Imagenes faciales capturadas durante el proceso de registro y validacion biometrica.
• Datos de nomina: salario, deducciones (AFP, SFS, ISR), adelantos y pagos.
• Solicitudes de permisos, vacaciones y licencias.

2.3 Datos tecnicos

• Direccion IP, tipo de navegador y dispositivo.
• Datos de uso del Servicio y telemetria de errores.
• Cookies y tecnologias similares (ver seccion 8).

3. Base legal para el tratamiento

Procesamos datos personales bajo las siguientes bases legales:

• Ejecucion del contrato: para prestar el Servicio contratado.
• Obligacion legal: para cumplir con regulaciones laborales, fiscales y de seguridad social.
• Interes legitimo: para mejorar el Servicio, prevenir fraudes y garantizar la seguridad.
• Consentimiento: cuando sea la base aplicable, especialmente para el tratamiento de datos biometricos.

4. Como usamos sus datos

• Gestionar registros de asistencia y generar reportes laborales.
• Calcular nomina y deducciones legales.
• Validar la identidad de empleados mediante reconocimiento facial.
• Enviar notificaciones y comunicaciones del Servicio via WhatsApp y correo electronico.
• Detectar y prevenir uso fraudulento o no autorizado del Servicio.
• Mejorar el Servicio y desarrollar nuevas funcionalidades.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.

No vendemos datos personales a terceros bajo ningun concepto.

5. Datos biometricos

Klogi utiliza Amazon Rekognition para comparar selfies de empleados con la foto de referencia registrada. Las imagenes se transmiten a AWS de forma cifrada, se comparan y el resultado (verificado/no verificado) se devuelve al Servicio. Las imagenes no se almacenan permanentemente en los servidores de Amazon Rekognition mas alla del tiempo necesario para el procesamiento.

Las imagenes de referencia de los empleados se almacenan en Amazon S3 con cifrado en reposo. El acceso esta estrictamente controlado y auditado. Los datos biometricos se eliminan cuando el empleado es dado de baja de la plataforma o cuando el Cliente solicita la eliminacion.

6. Sub-encargados del tratamiento

Para prestar el Servicio, trabajamos con los siguientes proveedores de confianza que pueden tener acceso a datos personales:

7. Retencion de datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en esta Politica y para cumplir con obligaciones legales. En general:

• Datos de asistencia y nomina: 5 anos despues de la terminacion del contrato laboral (requerimiento legal RD).
• Imagenes biometricas: eliminadas dentro de los 30 dias siguientes a la baja del empleado.
• Datos de cuenta: 90 dias despues de la cancelacion, luego anonimizados.
• Registros de facturacion: 7 anos (requerimiento fiscal).

8. Cookies

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento del Servicio (sesion de autenticacion, preferencias de idioma). Tambien usamos cookies analiticas anonimizadas para entender como se utiliza el Servicio. Puede configurar su navegador para rechazar cookies, lo que puede afectar la funcionalidad del Servicio.

9. Sus derechos

Dependiendo de la ley aplicable en su pais, usted puede tener los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Acceso: solicitar una copia de los datos que tenemos sobre usted.
• Rectificacion: corregir datos inexactos o incompletos.
• Eliminacion: solicitar la eliminacion de sus datos, sujeto a obligaciones legales.
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado y legible por maquina.
• Oposicion: oponerse al tratamiento basado en interes legitimo.
• Retirada del consentimiento: cuando el tratamiento se base en consentimiento.

Para ejercer estos derechos, contactenos en privacidad@klogi.app. Responderemos en un plazo maximo de 30 dias.

10. Seguridad

Implementamos medidas tecnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos contra acceso no autorizado, divulgacion, alteracion o destruccion. Esto incluye cifrado en transito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256), autenticacion de dos factores para administradores, y controles de acceso basados en roles.

En caso de una violacion de seguridad que afecte sus datos personales, le notificaremos segun lo exija la ley aplicable.

11. Transferencias internacionales

Sus datos pueden ser transferidos y procesados en paises fuera de Republica Dominicana, incluidos Estados Unidos, donde residen nuestros proveedores de infraestructura. Estas transferencias se realizan bajo mecanismos de proteccion adecuados, incluyendo clausulas contractuales tipo y certificaciones de privacidad reconocidas.

12. Contacto

Para preguntas, inquietudes o ejercicio de derechos relacionados con esta Politica: